KONOSAMENT W PRAKTYCE · 06/08

B/L nie „pojawia się po wypłynięciu”. Jego historia zaczyna się wcześniej, od danych przekazywanych przewoźnikowi w Shipping Instructions. Jeżeli na tym etapie wpiszesz złą stronę, liczbę packages albo warunki dokumentu, finalny B/L tylko utrwali problem.

Większość problemów z konosamentem ma swój początek przed jego wystawieniem. Port docelowy jest tylko miejscem, w którym wcześniejszy błąd staje się widoczny.

Etap 1. Booking

Rezerwacja miejsca na statku ustawia podstawowy szkielet transportu: port nadania, port docelowy, typ kontenera wraz z informacją odnosnie grupy towaru, armatora, planowaną datę i część warunków płatności za przewóz. Booking nie jest jeszcze konosamentem, ale błędne dane w bookingu będą później wracały.

Etap 2. Shipping Instructions

Shipping Instructions (SI) to dane przekazywane wystawcy dokumentu. Tu pojawiają się strony na konosamencie, opis towaru, ilośc, masa, porty POL/POD.

To jedno z najważniejszych miejsc całego procesu. Armator nie zgadnie, że w Twojej firmie opis towaru powinien zawierać konkretny numer identyfikacyjny. Spedytor nie odtworzy poprawnej liczby kartonów z powietrza. Jakość B/L zaczyna się od jakości danych przekazanych do SI.

Etap 3. Draft / Verify Copy

Wystawca generuje wersję roboczą. To moment na spokojne porównanie z bookingiem, fakturą, packing listem i wymaganiami banku (jeśli są). Nie traktuj draftu jak formalności do zaakceptowania w pięć minut, bo statek „już zaraz wychodzi”.

Najbardziej kosztowne błędy to zwykle te, które były widoczne na drafcie, ale nikt ich nie przeczytał.

Etap 4. Korekty i akceptacja

Zmiany wracają do przewoźnika lub spedytora, po czym powstaje kolejny wersje do sprawdzenia. Procedura może powtarzać się kilka razy. Jeżeli zmiana dotyczy danych przekazywanych organom celnym w manifeście, czas zaczyna mieć większe znaczenie.

Niektóre linie naliczają opłaty za zmiany po określonych terminach lub po wypłynięciu. Kwoty i momenty różnią się lokalnie, dlatego nie ma uniwersalnego cennika.

Etap 5. Załadunek i „Shipped on Board”

Po faktycznym załadunku na statek dokument może zawierać shipped/on board notation wraz z datą. Przy akredytywie data ta może być dokumentową datą i wpływać na terminy prezentacji dokumentów.

W zwykłym imporcie też ma znaczenie, bo od tego momentu zmienia się kontekst korekt: statek już płynie, a manifesty i dane w kolejnych systemach są dalej przetwarzane.

Etap 6. Finalny dokument

Jeżeli wybrano papierową wersję B/L, wystawiany jest zestaw oryginałów. Jeżeli elektroniczny, finalny SWB jest udostępniany bez oryginałów w formie fizycznej.

Od tego momentu pytanie brzmi nie tylko „czy dane są poprawne?”, ale także „kto ma kontrolę nad dokumentem?”.

Etap 7. Obieg OBL albo decyzja o zwolnieniu

Jeżeli OBL ma zostać użyty klasycznie, oryginały trafiają do sprzedającego, banku albo innej strony i później muszą dotrzeć tam, gdzie będą potrzebne do zwolnienia. Jeżeli strony decydują się na Telex Release, oryginały są zwalniane zgodnie z procedurą wystawcy.

Najgorszy moment na ustalanie tej decyzji to kilka dni przed ETA.

Etap 8. Arrival i przygotowanie importu

Przed wejściem statku do portu destination przesyłka żyje równolegle w kilku procesach: dokumentowym, celnym, finansowym i terminalowym. Arrival notice (zawiadomienie o wplynieciu) informuje o przybyciu, ale nie jest równoznaczne ze zwolnieniem. Odprawa celna może zostać przygotowana, ale jej zakończenie nie zastępuje zwolnienia konosamentowego. Faktura importowa przewoźnika może zostać opłacona, ale sama płatność również nie zastępuje dokumentów.

Etap 9. Cargo release / Delivery Order

Przewoźnik sprawdza, czy zostały spełnione wymagania do wydania: właściwy status B/L, opłaty, manifest/customs status oraz lokalne wymagania. Następnie może zostać wygenerowany release order albo Delivery Order, zależnie od systemu i armatora.

To jest moment, w którym widać sens całego wcześniejszego obiegu. Jeśli OBL nie został zwolniony, wszystkie pozostałe „zielone lampki” mogą nie wystarczyć.

Etap 10. Wyjazd kontenera i zamknięcie dokumentu

Po zwolnieniu w systemie nadal pozostaje część terminalowa: zorganizowanie transportu, zaklepanie okienka na podjęcie, pilnowanie dni wolnych i czasu zwrotu pustego kontenera. B/L przestaje być głównym wąskim gardłem, ale jego poprawność mogła zdecydować o tym, czy do tego etapu dotarłeś bez opóźnienia.

Kto pilnuje czego?

Dalej w cyklu: część 07/08 wyjaśnia różnicę między Cargo Release, Customs Release i Delivery Order.